6 dicas de como montar um plano de rematrícula para 2021

O período da rematrícula nas escolas sempre demandou muita criatividade, determinação e dinamismo. Como todos sabem, o período de rematrícula já é naturalmente bem atribulado. Mas, neste momento, esse desafio será ainda maior, devido à pandemia do novo coronavírus.

Para que as escolas possam conquistar novas matrículas e enfrentar, do melhor modo possível, os riscos da evasão de alunos, é fundamental que os gestores conheçam dicas assertivas no momento de começar um plano de rematrícula para 2021.

Então, para ajudar você a concluir essa tarefa com êxito, preparamos este texto com 6 dicas infalíveis de como montar um plano de rematrícula de sucesso para o próximo ano. Confira e boa leitura!

1. Divulgue as datas previamente

É muito importante que a escola estabeleça o cronograma de rematrícula, pois vai ajudar a trabalhar com as metas que foram determinadas previamente. Além disso, é ideal criar um cronograma com a política de descontos, pois isso favorece o compromisso dos responsáveis de antecipar o período da rematrícula dos filhos. Os pais precisam de tempo hábil para que possam deixar tudo preparado. Até porque, como sabemos, há os que deixam essas preparações para o último momento.

Outra dica interessante é estabelecer um cronograma auxiliar de comunicação, para reforçar todos os comunicados com certa frequência. O mais importante é que a escola não deixe de ter uma comunicação objetiva e clara, ressaltando o período da rematrícula, as condições vigentes e os termos.

2. Elabore planos de negociação

Nenhuma escola vai conseguir planejar-se para todas as situações. É claro que existem casos bem específicos que devem ser tratados de forma separada. Porém, quanto mais preparada para as negociações que venham a surgir, melhores vão ser as taxas de retenção de alunos.

Na hora de fazer a rematrícula do filho, os pais vão estar bem dispostos a negociar benefícios e valores das mensalidades. Por essa razão, é fundamental que você tenha um plano de negociação com todos os limites e itens que podem ser garantidos. Procure sempre dividir esses planos de retenção considerando os perfis dos responsáveis. Além disso, uma boa estratégia é premiar os que estão em dia com o pagamento das mensalidades.

Outra dica relevante é estabelecer os métodos de pagamento. Além de precificar o serviço, defina quais vão ser as formas. Uma boa ideia é diversificar os meios de cobrança, de modo que os parceiros tenham a opção de escolher aquele que vai ser mais interessante e viável para eles.

3. Ofereça treinamento aos colaboradores

Um passo muito importante e que não pode ser deixado de lado é a capacitação dos funcionários. É preciso treiná-los para que possam desempenhar as estratégias de retenção e de vendas com a maior eficiência e produtividade possível. Portanto, todos os setores da instituição de ensino que estiverem envolvidos no processo precisam ser treinados — desde a equipe comercial até a secretaria.

Procure promover imersões em técnicas de vendas e de negociação para os colaboradores que estiverem responsáveis pela prospecção ativa, crie todos os roteiros necessários e prepare os funcionários no relacionamento. Jamais se esqueça de ensinar a eles que devem passar o valor que a escola entrega aos parceiros, como cuidado com os filhos, qualidade de ensino, ensino inovador e infraestrutura. Afinal, descontos e preços devem estar em uma etapa posterior.

Neste momento de pandemia, é importante treinar bem os colaboradores para que eles possam descobrir os motivos que os pais têm para ficar com medo de mandar os filhos para a escola. Assim, é possível trabalhar nessa questão para mostrar a eles o quanto a escola está se preparando para oferecer o máximo de segurança aos seus alunos.

4. Faça todas as estimativas de vagas

É preciso entender que, mesmo com a regra de priorizar as vagas, a escola tem que ter, previamente, as estimativas de quantas vagas vão ser abertas para os estudantes novos. Mas como isso é feito? É simples. Deve-se considerar quantos alunos do ano letivo corrente realmente têm a intenção de fazer a rematrícula para o próximo ano. Assim, tendo em mãos esse número, a escola consegue saber quantas vagas ainda podem ser abertas para os novos alunos.

Fazer essas estimativas pode ser uma grande decisão estratégica para a instituição. Afinal de contas, o número de vagas disponíveis vai afetar o planejamento para captar alunos. Por isso, tal estratégia tem que ser definida com muita antecedência.

5. Considere a realização de eventos

Há instituições de ensino que promovem, todos os anos, eventos especiais para esse período de rematrícula. Cada um tem uma finalidade diferente: as provas de seleção têm o objetivo de selecionar e limitar a quantidade de estudantes ingressantes, enquanto o concurso de bolsas normalmente é realizado para conseguir mais matrículas.

É importante considerar todos esses eventos para organizar o plano de rematrícula. Antes de tudo, é preciso levar em conta a questão estratégica: tendo como base a quantidade de vagas que a instituição vai abrir e as previsões de procura, é realmente interessante fazer algum evento?

Além disso, há também uma questão prática: considerando o calendário das atividades de rematrícula, quais são as melhores datas para fazer esses eventos? Ou ainda: quais são os times ou colaboradores que vão participar? Por fim, é preciso levar em conta o tempo necessário para aplicar as provas, corrigir, divulgar os resultados e, por fim, fazer a matrícula.

6. Não deixe de ter uma meta de rematrícula

Criar metas é uma maneira muito eficiente de estimular sua equipe de funcionários e ter clareza sobre todos os objetivos almejados. É claro que há um desejo coletivo de que a maior quantidade de rematrícula seja conquistada. No entanto, traçar as metas sobre isso é uma excelente forma de estimular os colaboradores e entender como agir em cada ano letivo.

Lembrando de que as metas não podem ser fixas ou funcionar como um mecanismo usado para intimidar os colaboradores. É fundamental ter em mente que, por mais que as campanhas de rematrícula sejam intensificadas a partir de novembro, os esforços com os pais e parceiros devem ser feitos durante todo o ano.

Quando você deixa essa preocupação da rematrícula somente para determinado período, você acaba gastando a maior parte do tempo com remediações. Então, durante toda a jornada, dedique-se para oferecer a melhor experiência possível e, claro, mantenha um ótimo relacionamento, tanto com os alunos quanto com os pais.

E aí, o que achou dessas dicas? Se ficou com alguma dúvida, é só deixar o seu comentário aqui no texto para que possamos ajudar você!

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