Como fazer a gestão dos fornecedores da escola com excelência?

A gestão dos fornecedores tornou-se mais importante no âmbito escolar, pois afeta diretamente as finanças e os procedimentos internos. Um fornecedor de confiança e qualidade não é mais suficiente. É importante que as políticas internas combinem para uma boa gestão.

Para boas práticas de gestão dos fornecedores, é essencial planejamento, controle de produtos e organização. Evitar possíveis transtornos é um dos benefícios que essas práticas trarão para sua instituição de ensino. Por isso, neste post, daremos algumas dicas sobre como lidar bem com esses fornecedores. Acompanhe e coloque-as em prática!

Planeje as compras com antecedência

O sucesso para qualquer atividade é o planejamento. Se bem detalhado, evita vários problemas futuros. Você vai receber o produto dentro do prazo, testar a qualidade, evitar que ele acabe rapidamente. Com o tempo, poderá manter um padrão e saberá exatamente quando a hora de reposição chegar e, assim, poderá se antecipar às compras.

O planejamento também proporciona uma análise sobre quais produtos estão sendo mais ou menos utilizados, o controle de desperdícios ou a escassez. Estruture processos e mantenha registros sobre entrada e saída de materiais. Mantenha o fluxo de trabalho bem definido e faça alterações necessárias com recorrência.

Estabeleça um diálogo claro

A comunicação é essencial para construir uma relação de confiança. Incluir todas as pessoas que farão parte dessa parceria desde o início da contratação é essencial para manter todos informados. São várias as etapas de gestão dos fornecedores, e elas precisam estar alinhadas com todos os envolvidos. A comunicação deve ser clara e concisa. Não deixe nada de lado e, se necessário, anote todas as informações indispensáveis para manter esse relacionamento saudável.

Trate o fornecedor como parceiro

Na relação com seu fornecedor, envolva-o nos processos para alcançar as suas necessidades. Tratá-lo como parceiro criará relações duradouras e de confiança. Esse relacionamento de reciprocidade vai ajudar os seus fornecedores a entenderem suas exigências e, no futuro, definirá estratégias com base no seu perfil.

No início dessa relação, é comum acontecer equívocos e possíveis falhas. Por isso, é significativo não atribuir a culpa unicamente ao fornecedor. Ter empatia nesse momento, reconhecendo os erros de ambos os lados, construirá uma ligação profissional ótima. Assim, juntos, poderão encontrar uma solução para o problema.

Observe os indicadores de desempenho

Na estruturação de processos, é possível, com o tempo, analisar os indicadores de desempenho. Essa é uma ótima opção para identificar falhas nos resultados do processo e evitar o não alcance de metas. Os atrasos, a classificação do serviço, os produtos com defeito, ou que não concordam com as especificações e os custos, são alguns parâmetros possíveis de serem observados na análise dos indicadores.

No entanto, é importante estabelecer um contrato que seja benéfico para ambos os lados, de modo a garantir que cumpram as suas obrigações. Caso seja necessário, aplique as penalidades previstas no contrato. Reconhecer o bom desempenho é essencial para uma boa parceria.

Portanto, adotar as boas práticas de gestão dos fornecedores, que foram apresentadas neste artigo, vai trazer ótimos benefícios, como: ter um melhor custo-benefício dos produtos adquiridos, evitar atrasos nas entregas, gerenciar o contato com fornecedores, padronizar a gestão de compras com o tempo e garantir uma parceria de sucesso.

Este artigo foi interessante para você? Confira, agora, por que a sua escola não pode ficar de fora do marketing educacional — outro tema de grande relevância.

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