Boletim escolar: o que considerar ao fazer sua emissão?

A boa gestão dos documentos escolares é fundamental para garantir a eficiência de toda instituição de ensino que preze pela qualidade de seu trabalho. A emissão do boletim escolar também faz parte desse processo.

No entanto, o tempo no qual esse documento servia apenas para comunicar os resultados obtidos em sala de aula passou! E embora a gente saiba que os alunos merecem sim acompanhamento constante e que o boletim pode ser um ótimo indicador para pais e escola, nossa missão é informar que ele pode ser muito mais.

Da fidelização de alunos até a potencialização da estratégia de marketing de uma escola, o boletim é item indispensável para uma rotina escolar de sucesso. Quer saber tudo sobre o assunto? Então, este post é para você!

O que é e para que serve o boletim escolar?

O boletim escolar pode ser considerado uma espécie de planilha de divulgação de notas que permite aos pais ou responsáveis acompanhar o desenvolvimento dos alunos em um período determinado.

Ele também pode ser uma ferramenta valiosa para a instituição de ensino, auxiliando na identificação de possíveis pontos de melhoria, tanto no ambiente quanto na rotina escolar, com foco na evolução dos alunos em sala de aula e na satisfação dos pais, o que também favorece a fidelização.

Além disso, um boletim escolar personalizado pode também ser uma peça fundamental para a promoção da escola em uma estratégia de marketing bem elaborada, sem perder o foco no que mais interessa: o bem-estar dos pequenos.

Independentemente de qual seja o seu foco nesta leitura, elaborar e emitir um boletim escolar que esteja de acordo com seus objetivos pode fazer toda a diferença.

Que erros devem ser evitados em sua emissão?

Apesar de todos esses benefícios, é preciso tomar alguns cuidados na emissão de um boletim escolar. São eles:

• não fazer a conferência de informações antes de sua emissão;
• não estar de acordo com a metodologia escolhida para a elaboração
• não ter uma pessoa ou equipe responsável pelo bom andamento do processo, que vai do cadastramento de notas ao envio.

Com essas informações em mente, podemos seguir com o nosso conteúdo. Vamos lá?

O que não pode faltar em um boletim escolar?

Além das informações básicas, como nome do aluno, ano letivo, notas de cada matéria e faltas, é possível incrementar o boletim escolar com algumas informações adicionais e relevantes para os pais ou responsáveis.

Reconhecimentos e honrarias são um ótimo exemplo que pode ser incluído e que pode beneficiar os resultados dos alunos, que terão um incentivo a mais nos estudos com o intuito de alcançar tal reconhecimento. Essa é apenas uma sugestão entre tantas outras possibilidades. É para pensar!

Qual a importância da personalização do boletim escolar?

Para que essas novas informações possam de fato ser acrescentadas ao boletim escolar, será preciso personalizá-lo. E esse não é o único motivo para isso, a personalização do boletim também é importante porque:

• melhora a experiência do aluno, dos pais ou responsáveis e dos professores e gestores da escola;
• é inovador e uma ótima opção para ser usada no marketing da escola;
• permite maior engajamento no processo, pois pode contar com a participação de todos os envolvidos para a sua confecção.

Como colocar essas ideias em prática?

Agora que já entendemos que um boletim pode ser muito mais que um aglomerado de notas, vamos às dicas práticas para planejar e executar essas ideias com sucesso!

Defina o motivo da personalização

Antes de qualquer coisa, defina o principal motivo para a personalização dos boletins, seja a valorização dos resultados dos alunos ou o aumento da fidelização. O mais importante é ter esse motivo muito bem documentado para auxiliar nos próximos passos.

Crie uma metodologia ou adote um sistema de gestão

Depois, seria interessante criar uma metodologia ou aderir a um sistema de gestão de notas para facilitar a documentação, tanto dos resultados dos alunos quanto em relação às suas faltas. Feito isso, vamos ao próximo passo!

Nomeie uma equipe e defina prazos

Nomeie pessoas ou equipes responsáveis para cuidar dessa metodologia ou sistema, bem como dos prazos para o cadastramento das notas, elaboração e criação dos boletins. Quanto maior a objetividade e clareza em todos as etapas, melhor.

Incentive a participação dos alunos e seus responsáveis

Permita e incentive a participação dos alunos, seus pais ou responsáveis, e dos professores. Crie momentos lúdicos que favoreçam o aprendizado, e pense em uma forma de deixar isso registrado no boletim escolar. Use a criatividade!

Envolva o setor de marketing no processo

Por último, envolva o setor de marketing da escola nesse processo. Os profissionais desse departamento podem analisar e dar boas ideias para que esse processo de personalização do boletim possa ser utilizado em campanhas de captação e fidelização de alunos. Quem sabe até não “viraliza”?!

Qual a melhor opção: boletim online ou impresso, ou ambos?

Mesmo com todas essas dicas e informações, você pode se perguntar: por que não usar apenas um boletim online? Pense bem!

Com o advento da tecnologia, era mesmo de se esperar que esses benefícios fossem estendidos também aos boletins escolares, o que permite maior facilidade para o registro e acesso às notas, tanto no ambiente escolar quanto para os pais.

No entanto, o boletim online não precisa excluir o impresso. Eles podem caminhar lado a lado para que haja uma melhor experiência na verificação do andamento dos alunos, e não apenas uma simples conferência das notas.

Ou seja, não existe melhor ou pior, mas a opção mais adequada para cada objetivo. Vale lembrar que as duas versões podem ser utilizadas em conjunto para resultados ainda melhores.

Por que contratar uma gráfica especializada?

Obviamente, um trabalho personalizado como esse merece uma equipe responsável e dedicada para que os resultados sejam realmente incríveis. De nada adianta pensar em uma excelente estratégia de engajamento, marketing ou incentivo aos estudos e, na hora mais importante, falhar na qualidade da elaboração e impressão dos materiais.

Sendo assim, contratar uma gráfica especializada para a criação de um boletim escolar personalizado para a sua escola pode trazer inúmeros benefícios, desde a fidelização de alunos até a potencialização de sua estratégia de marketing.

Gostou da ideia? Então, entre em contato e saiba como podemos ajudar!

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