Como fazer o arquivamento de documentos escolares corretamente?

Uma atividade muito comum em uma instituição de ensino é o arquivamento de documentos escolares. Essa tarefa demanda atenção, cuidado, tempo e responsabilidade do profissional. Além disso, é na secretaria que se encontram os arquivos mais importantes para escola. Por isso, a organização é essencial para acessá-los com facilidade.

Para manter um atendimento eficaz para alunos, pais, funcionários e professores, a secretaria deve manter a manutenção e organização de todas as informações. Pensando nisso, separamos algumas dicas para ajudá-lo nesse processo. Confira!

Crie métodos de organização

Para os colaboradores conseguirem fazer o arquivamento de documentos escolares adequadamente, devem seguir os métodos de organização arquivísticos. Por isso, elabore categorias essenciais e separe-as por cores. Uma dica é classificá-los por códigos, para identificar melhor, e incluir uma data de validade para alguns. Assim, você não os armazena de forma definitiva.

Além disso, um espaço para selecionar os arquivos por relevância e organizá-los nas categorias é fundamental para manter a organização. Lembre-se de não deixar esses documentos acumularem nesse local.

Defina o local de armazenamento

Definir um local para armazenar cada tipo de documentos é essencial para que os diferentes colaboradores possam identificar facilmente onde colocá-los. Assim, todos saberão exatamente o lugar onde se encontra determinado conteúdo, e isso fará com que o trabalho seja mais produtivo.

Sendo assim, reserve um ou mais armários para arquivar os formulários de matrícula, registros de alunos e professores, entre outros. Caso a escola seja muito grande, crie um material de consulta, pois, assim, você terá um guia e saberá onde encontrar determinado documento.

Separe por categorias

Separar os arquivos por categorias é um desafio no começo, mas, quando se pega prática, vira um hábito. A princípio, os documentos devem ser separados por tipo, como: ficha de cadastro, comprovantes, diplomas, históricos escolares, entre outros. Em seguida, divida-os por pessoa, ou seja, destine esses conteúdos por indivíduo a quem se referem.

Com isso, analise se esses arquivos correspondem às pessoas ativas ou inativas na instituição de ensino. Dessa forma, você saberá quais devem ir para o “arquivo morto” (os que não são tão acessados, mas devem estar seguros) e quais precisam estar disponíveis com facilidade para os funcionários.

Faça o arquivamento na hora

Tente arquivar os documentos no momento em que eles não forem mais utilizados. Isso porque, se deixados de lado, podem perder-se facilmente entre outros. Caso não seja possível fazer essa tarefa imediatamente, deixe os papéis visíveis para servirem como lembrete, sobre o teclado do computador, por exemplo.

Use a tecnologia a seu favor

Existem alguns programas de gestão escolar que armazenam informações. Assim, os documentos podem ser impressos de acordo com as necessidades, e o acúmulo de papéis acaba sendo reduzido. Além disso, a organização fica mais prática, o que facilita o trabalho dos colaboradores.

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