Como escolher o melhor modelo de pasta para meu escritório?

Os diferentes modelos de pastas servem para atender as necessidades de organização de documentos, seja no trabalho em casa, no escritório, secretaria da escola ou para arquivos pessoais. Esses materiais ajudam na identificação, separação e destaque dos papéis mais importantes para o dia a dia.

Contudo, é comum não lidar muito bem com determinados modelos. Isso porque alguns são bem específicos para determinada utilidade. Pensando nisso, separamos os principais tipos de pastas para escolher o melhor para você e tornar a sua rotina mais prática e organizada. Confira a seguir!

Por que organizar arquivos físicos?

Uma mesa de trabalho repleta de papéis empilhados pode atrapalhar o dia a dia de trabalho. Além disso, é possível se atrapalhar ao procurar um documento e acabar perdendo tempo procurando. Portanto, sem um padrão organizacional, pode ser difícil lembrar onde foi guardado um documento de anos atrás.

Sendo assim, as pastas são grandes aliadas nesse processo, uma vez que ajudam na busca de documentos, evitam perdas de arquivos importantes e mantêm o ambiente mais organizado para trabalhar. Sobretudo, quanto melhor a organização melhor o desempenho e produtividade no cotidiano do negócio.

Por essa razão, existem diversos modelos de pastas para atender as diferentes necessidades e demandas do escritório. Saber as diferentes funcionalidades, certamente, ajudará a manter ainda mais a organização, se adequando melhor à estrutura do ambiente de trabalho.

Quais são os modelos de pasta?

É possível encontrar diversos modelos de pastas no mercado. Por essa razão, na hora da compra, a sua decisão deve ser estratégica, pensando no dia a dia no ambiente de trabalho e na estrutura do local, principalmente onde ficarão guardadas essas pastas. 

Por exemplo, se você precisa de uma pasta maior, ela precisa caber em um armário ou gaveta maior, como é o caso de grandes empresas. Do contrário, no home office, talvez seja necessário escolher modelos com menos capacidade para conseguir guardá-los.  

Com isso, conheça a seguir os diferentes modelos de pasta e defina qual a melhor para as suas necessidades.

Pasta com aba elástica

Esse é o modelo de pasta mais utilizado. É um tipo sem divisória e o tamanho pode variar, porém, o mais comum é o A4, o qual cabe facilmente em mochilas, bolsas e pode até carregar na mão. Além disso, ela pode ter o acabamento de plástico, que é o mais resistente, e papelão. 

Pasta suspensa

O tipo de pasta suspensa é usado para guardar e separar diversos documentos em armários e gavetas. As hastes plásticas nas laterais ajudam a manter diversos arquivos juntos no mesmo local e de forma organizada, apenas pendurando essas pastas em locais próprios para essa finalidade. Dessa maneira, é possível separar por ordem alfabética, numérica, crescente ou decrescente, por exemplo.

Pasta sanfonada

O modelo sanfonado é ideal para separar diferentes documentos dentro de uma única pasta. É muito utilizada em escritórios, mas é comum estudantes usarem na escola e em cursos para guardar atividades, anotações e trabalhos para encontrar com mais facilidade. Essa pasta é muito popular pois suporta uma grande quantidade de papéis e tem versões maiores e menores que A4.

Pasta registradora

Empresas e escritórios com grande quantidade de documentos para organizar precisam de pastas registradoras, ou também conhecidas como A/Z. Esse modelo é ideal para arquivamento temporário e com pouca frequência de uso. Pode ser colocado em pé, funcionando como uma caixa, e tem espaços para identificação. O acabamento é em PVC e podem ser personalizadas para melhorar ainda mais a sua funcionalidade.

Pasta catálogo

A pasta catálogo ajuda a preservar a integridade dos documentos. Esse modelo conta com páginas de plástico que funcionam com um caderno. As folhas podem ser visualizadas frente e verso, o que ajuda na apresentação de trabalhos, como portfólio, catálogo de vendas etc. 

Pasta L

Esse é um modelo simples e de plástico para carregar pequenas quantidades de papéis com o objetivo de não amassar. É muito utilizada por estudantes e funcionários para enviar documentos ou deixar sobre a mesa. O formato em L se trata da abertura da pasta e ela não tem um fecho, sendo necessário o uso de clips ou prendedores.

Arquivo morto

A pasta de arquivo morto se trata de reunião de arquivos importantes que não são utilizados no dia a dia da empresa, no entanto, precisam ser guardados. Esse modelo é bem parecido com a pasta registradora, sendo assim, é destinada a suportar uma grande quantidade de papéis, de forma resistente e ocupando pouco espaço. 

Pasta grampo

A pasta grampo suporta menos quantidade de documentos e tem grampos para prender e organizar as folhas como se fosse um caderno. Sendo assim, as folhas precisam ter dois furos laterais para encaixar nessa pasta. Por isso, é ideal para estilizar contratos, fichas de cadastro, entre outros documentos, deixando-os mais visualmente bonitos e profissionais, além de proteger sua integridade.

Pasta canguru

A pasta canguru, também conhecida como pasta bolsa, é um modelo de papel ideal para carregar pouca quantidade de papéis sem amassá-los e é possível personalizá-los com a logo e informações sobre o negócio. As organizações costumam utilizá-lo em documentos de apresentação da empresa, propostas de serviço, contratos, entre outros, em eventos, reuniões e congressos, por exemplo. 

Como escolher o modelo certo de pasta para você?

Analise minuciosamente as suas necessidades e a estrutura do local onde as pastas serão arquivadas. Veja quais são os tipos de documentos que devem ser guardados e como eles podem ser organizados. Essa é uma forma de identificar a quantidade de papel que você tem. Além disso, verifique se é necessário adquirir um armário para guardar esses arquivos.

Como foi possível ver, apesar das pastas serem ferramentas fundamentais para organizar os documentos, sejam eles pessoais ou profissionais, há muitas opções e maneiras de utilizá-las. E porque não personalizá-las para melhorar ainda mais a organização e deixá-las com a marca pessoal ou da empresa.  

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